Een alternatief voor een personeelsplanning met excel

17 september 2018

Posted in ICT en Techniek

Een alternatief voor een personeelsplanning met excelVoor mijn restaurant maakte ik jarenlang een personeelsplanning met excel. Ik was ooit zo begonnen en dacht er niet bij na dat het ook gemakkelijker kon. Ik had het restaurant overgekocht nadat ik er bijna zes jaar de manager was. Ik nam al het personeel en de inboedel over en het duurde bijna een jaar voordat ik alle zaken enigszins onder controle had. Het restaurant liep daarna erg goed en vooral in de zomer zaten wij vaak vol. Destijds had ik zeven medewerkers en de personeelsplanning kon ik zonder veel problemen maken met excel. Drie jaar geleden begonnen wij met een grote verbouwing, waardoor het restaurant bijna twee keer zo groot werd. Daarvoor hadden we enkel vijftien tafels, dit werden er vijfentwintig na de verbouwing. Door de uitbreiding moest ik ook veel meer personeel aannemen. Helaas was het erg lastig om meer personeel te vinden, waardoor we uiteindelijk verschillende studenten aannamen voor ongeveer tien uur in de week. Hierdoor werd mijn planning in een keer een stuk lastiger. De studenten konden vaak bepaalde avonden niet, of wilden vrij tijdens tentamenweken. Elke week was het een hele klus om de planning af te ronden en moest ik alle afspraken erbij pakken. Helaas kwam het ook een aantal keren voor dat er fouten werden gemaakt met de personeelsplanning. Ik had niet goed naar de afspraken gekeken, of er was niet goed gecommuniceerd. Het kwam door de fouten helaas ook voor dat we op de avond nog personeel moesten regelen. Uiteindelijk werd ik helemaal gek van de personeelsplanning en zocht ik naar een alternatief voor excel.      

Gemakkelijk en snel een personeelsplanning maken

Online kwam ik al snel een alternatief voor het maken van een personeelsplanning met excel tegen. Op de website van PersoneelsSysteem vond ik een softwarepakket dat precies kon wat ik nodig had. De software neemt mij veel tijd uit handen en dat is fijn, want als ondernemer heb je het al druk genoeg. Het mooie van dit programma voor een  personeelsplanning is dat het mij ook helpt om kosten te besparen en ik gemakkelijk mijn planning kan aanpassen op de verwachte omzet. Het personeel is trouwens ook blij met de nieuwe personeelsplanning, want ze kunnen via het systeem gemakkelijker diensten wisselen. Ik hoef dan alleen nog akkoord te gaan in het systeem en alles is geregeld.

Dit zijn een aantal andere voordelen van PersoneelsSysteem

  • Door de ingebouwde functies bespaar ik veel tijd
  • Door alle inzichten is het gemakkelijk om op personeelskosten te besparen
  • De planning is gemakkelijk aan te passen op de verwachte omzet
  • Personeelsleden kunnen gemakkelijk onderling wisselen en krijgen het rooster automatisch op de mail
  • Fouten met de personeelsplanning komen bij ons niet meer voor
  • Alles staat in het systeem waardoor ik niet meer verschillende notities nodig heb 

Nadat ik een planning heb gemaakt, stuur ik het altijd meteen op naar de medewerkers. Wanneer er iets dan nog niet klopt, dan krijg ik dezelfde dag nog reactie en kan ik het meteen aanpassen. Personeelsleden kunnen online bij de planning, dit is veel gemakkelijker voor hun. Vroeger belde personeelsleden nog wel eens op om vragen te stellen over de planning, maar nu kan iedereen de planningen voor de aankomende weken zelf opzoeken. Ik kan nu ook gemakkelijker de planning overlaten aan iemand anders wanneer ik op vakantie ben. In het systeem staan namelijk alle regels en opmerkingen. Vroeger was dit onmogelijk met alle notities in een boekje, maar nu kan ik het ook aan iemand anders toevertrouwen. Tijdens mijn vakantie hoef ik er dan alleen maar snel naar te kijken en alles is geregeld.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn